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Comprobar gastos y recuperar el IVA

La comprobación de gastos y la recuperación del IVA no son obligaciones sino derechos. Le convienen a usted, tanto como recibir miles de pesos al año, directamente en su cuenta bancaria. Gracias a los cambios fiscales y a la posibilidad de pagar con tarjeta por lo menos el diesel, esto ya no es tan complicado. Nuestra sugerencia para simplificarlo al máximo es la siguiente:

Una sola cuenta bancaria

Primero, minimice el número de cuentas bancarias «fiscales», de preferencia use una sola cuenta bancaria para todo lo del rancho. Puede ser una que ya tiene o una nueva. Luego evite mezclar lo personal con lo del rancho.

• Asegúrese que le llegue el estado de cuenta cada mes. Si su banco no lo envía y usted ya habló con ellos, sin éxito, cambie de banco. Necesitará su estado de cuenta cada mes.
• Solicite una tarjeta de débito al banco, con límites diarios y mensuales suficientemente grandes para poder pagar tanto facturas chicas como grandes, como por ejemplo para llantas. Pague todo el diesel con esta tarjeta. Cada vez que hace un pago con la tarjeta (o con cheque), solicite la factura. No deje la facturación para el final del mes. Es más sencillo que haya una factura por cada pago y un pago por cada factura.
• Trate de pagar todos los gastos de esta cuenta. No retire dinero en efectivo para sus gastos del rancho, es preferible hacer todos los gastos con cheque, tarjeta o transferencia.
• También deposite sus ingresos por la venta de productos en esta cuenta.
• Cuando necesita dinero personal o para la familia, lo puede retirar o transferir desde la cuenta del negocio.
• Trate de mantener un saldo que le permita operar con esta cuenta para no meter más dinero de otro lado si es posible.

Un solo correo electrónico

Si usted no está muy familiarizado con las computadoras y el Internet, solicite apoyo a sus hijos adolescentes. Para ellos será juego de niños.

Necesita un correo electrónico para recibir los comprobantes (que son archivos electrónicos.) Abra un correo electrónico si todavía no tiene ninguno. Puede hacerlo en http://gmail.com. No utilice el correo de alguien más, tenga el suyo propio.

En nuestra opinión, no es recomendable que su proveedor envíe los comprobantes directamente a su contador. Usted se los puede reenviar por supuesto, así queda una copia en su correo personal.

• Anote sus datos fiscales en una tarjeta y saque 50 copias. Esto incluye nombre completo, su RFC, su dirección fiscal y su correo electrónico. Entregue una copia a cada uno de sus proveedores (gasolineras, agroveterinarias, talleres, etc.) y pídales que envíen todas las facturas (CFDi) a su correo.
• Cada vez que hace un pago con su tarjeta o cheque, no deje de pedir la factura. (Dejar de pedir una sola factura por $2000 de diesel es regalar $275 pesos de IVA al Gobierno.)
• En la noche, verifique que las facturas hayan llegado a su correo electrónico. Insista con el proveedor en caso que no. Tendrá que insistir las primeras veces o quizá hasta cambiar de gasolinera pero luego se hará rutina.

Pedir al contador que solicite la devolución

De esta manera, va a tener los comprobantes de sus gastos en su buzón de correo. Los gastos van a aparecer también en su estado de cuenta bancario. Verifique al final de cada mes que tenga comprobado todos o casi todos los gastos.

Con esta información, ya no es cosa del otro mundo solicitar las devoluciones del IVA. Contrate un contador que se comprometa a hacer las declaraciones y solicitudes de devolución necesarias para usted recuperar el IVA. Lo común es que los contadores cobren el 20% de las devoluciones, pero si usted sigue estos consejos, va a tener todo muy bien organizado. Esto facilita el trabajo del contador y debería ser posible que usted negocie un porcentaje menor.

Hacienda tarda un poco (2-3 meses) para devolver el IVA y las primeras veces quizás es un poco más complicado porque puede ser que faltó información. Sin embargo, una vez que haya solicitado exitosamente algunas devoluciones, Hacienda se va a dar cuenta que usted tiene su información contable en orden y las devoluciones se hacen rutinarias.

¡Qué bien se siente cuando el Gobierno nos devuelve nuestro dinero!

Nos gustaría mucho si nos platicara sus experiencias en el recuadro al final de esta página. ¡Muchas gracias de antemano!

Si se perdió usted la parte I de esta guía, haga clic aquí.

La mayoría de los productores no están listos para facturar pero encontramos herramientas sencillas que ellos pueden utilizar sin complicaciones. 

¿Cuáles son las preocupaciones de los agricultores y ganaderos ante los cambios fiscales que entraron en vigor este año 2014? Hace dos semanas llevamos a cabo una encuesta rápida fiscal entre nuestros lectores y presentamos aquí algunos resultados. Tuvimos un total de 30 respuestas, lo que nos da una idea qué temas son los más apremiantes para nuestros queridos lectores. ¡Muchas gracias por participar!

A la pregunta ¿está listo para expedir y recibir CFDi? el 90% contestó que no. Quiere decir que si Ud. está preocupado, ¡no está solo! Esto nos dice algo sobre el tamaño del problema de la facturación electrónica y de la ambición de México de ir incorporando a la formalidad a todos los negocios.

A la pregunta ¿qué le ha costado más trabajo? 9 de 30 participantes ó 30% comentan que fue «enterarse de las nuevas reglas». A otros 7 (23%) todo lo fiscal les parece trabajoso. En tercer lugar viene «expedir comprobantes fiscales electrónicos».

¿Entonces qué hago?

Como sus deseos y dudas son órdenes para nosotros, nos pusimos a buscar un poco y encontramos lo siguiente: 

• Si usted es productor y facturó menos de 500 mil pesos el año pasado, puede expedir todavía sus comprobantes con código QR, también llamado código bidimensional, hasta el 31 de marzo. A partir del 1 de abril, tendrá que hacer uso de una de las siguientes dos opciones.
• Si usted es productor y factura menos de 2 millones de pesos al año, puede hacer uso de la herramienta «Mis Cuentas» del SAT y generar sus propias facturas. Para ello necesita su RFC y un número que parece un NIP pero se llama CIEC. Más información abajo.
• Si usted factura más de 2 millones de pesos, tiene que expedir CFDi para lo cual puede acercarse a un proveedor de facturas electrónicas o hacer uso de la herramienta gratis del SAT. Es necesario contar con unos archivos llamados FIEL para ello. Acuda al SAT o a su contador si no los tiene.

Una de las ventajas que tienen los productores es que no expiden muchas facturas. No es como una gasolinera que tiene que expedir diariamente muchos CFDi por importes pequeños. Para una o dos docenas de facturas al año, estas herramientas parecen adecuadas.

Nos interesaría mucho escuchar sus opiniones y experiencias, ya nosotros como Unisem estamos en otro régimen y no podemos probar esta opción aunque sí hicimos una prueba junto con un productor y funcionó.

Nos hemos enterado de casos donde productores que facturaron más de 500 mil pesos en el 2013 intentaron expidir facturas viejas en este 2014 y ya fueron multados, en algunos casos con varias decenas de miles de pesos. Así que esta idea no es buena.

Mis Cuentas del SAT

Ya existe una forma fácil y gratis para poder expedir comprobantes. Se trata de la herramienta Mis Cuentas del SAT. Esta herramienta permite expedir facturas directamente en línea y por el mismo contribuyente. Es decir, no necesita proveedor de facturas electrónicas para ello, usted (o un familiar que sea hábil con la compu) lo puede hacer. Como mencionamos, esta opción es únicamente para los que facturan menos de 2 millones de pesos al año y están en el llamado Regimen de Incorporación. A continuación un vídeo del SAT que explica esta opción.

Si tiene alguna pregunta o comentario, no dude en hacer uso del cuadro que aparece abajo «Leave a Reply» (dejar una repuesta), haciendo luego clic en «Submit comment» (enviar comentario.)

El 1 de enero de 2014 entraron en vigor varias nuevas reglas fiscales que tomaron de sorpresa a muchos agricultores, ganaderos y en general negocios pequeños. Si bien para algunas disposiciones existe una prorroga hasta el 31 de marzo, esa fecha se acerca rápidamente. Quizás el cambio más importante es el de tener que expedir facturas electrónicas o comprobantes fiscales digitales por internet, CFDi, independientemente del tamaño del negocio. Otro cambio es que prácticamente todos los comprobantes de gastos que queremos hacer deducibles tienen que ser del tipo CFDi también.

Con el único afán de animar el intercambio de ideas, prepararmos algunas preguntas que le invitamos a contestar y ponemos a su disposición la sección de comentarios abajo para recibir preguntas de tipo contable o fiscal. Vamos a tratar de contestarlas o contratar alguien que las conteste.

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No olvide presionar el botón «Enviar» si llenó la encuesta. Muchas gracias por su participación.

Si tiene una pregunta o comentario más amplios, no dude en hacer uso de la función de comentarios de esta página. (Leave a Reply, abajo.)